Doe de scan...

Doe de scan...

Selecteer bij elke vraag het kwadrant dat het best bij jou past. Je hebt de mogelijkheid om extra informatie voor jezelf te noteren.
Als output krijgt je een overzicht van de aangeduide antwoorden. Bij elk onderdeel krijgt je tips om de situatie te herbekijken/verbeteren of te consolideren. 

Resultaten worden veilig verwerkt door het systeem en zijn in geen geval toegankelijk voor andere gebruikers.

Algemeen: vragen over de organisatie

Vraag 1: Noodzakelijke informatie om een job zelfstandig te kunnen uitoefenen is centraal beschikbaar in het bedrijf.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Goed zo! Op die manier maak je het makkelijker voor nieuwe medewerkers om zich in te werken.

Goed dat je informatie centraal ter beschikking stelt. Je geeft aan dat je hieraan verder wil werken. Op deze pagina krijg je een overzicht van hoe je informatie centraal beschikbaar kan stellen.

Je geeft aan dat deze informatie centraal niet beschikbaar is, maar dat dit voor jou ook geen actiepunt is.
Toch is kennismanagement voor zowel de medewerkers als de organisatie belangrijk.
Enkele voordelen:
  • Nieuwe werknemers beschikken over een permanent beschikbare informatiebron en kunnen via kennisoverdracht snel ingewerkt worden.
  • Bij het plots wegvallen van medewerkers (ziekte, vakantie,…) is de basisinformatie beschikbaar en kunnen back-up medewerkers de taken overnemen.
Kennis is centraal nog niet beschikbaar maar je wil hier werk van maken. 
Het is in de eerste plaats belangrijk dat er aan een cultuur van kennisdeling wordt gewerkt. Een goede cultuur van kennisdeling zorgt er voor dat medewerkers meer betrokken zijn, competenter zijn en de werking in de organisatie vlotter loopt.
Hoe je een cultuur van kennisdeling kan bevorderen lees je hier.

Vraag 2: In onze organisatie weten we welke kennis cruciaal is en wie de kennisdragers zijn.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Voor elke organisatie zijn kritieke processen en taken te benoemen, die om de continuïteit van het bedrijf te verzekeren, niet mogen uitvallen. Het gaat zowel om primaire processen en taken als om ondersteunende processen en taken. Belangrijk is vast te stellen hoe kwetsbaar de kritieke processen zijn voor het uitvallen van mensen. Is er een risico op het verdwijnen/ontbreken van kennis over kritieke processen en taken, wanneer medewerkers langdurig ziek worden of uitstromen? Je kent het belang van een lijst met kritieke taken.
Blijf de lijst up-to-date houden.

Voor elke organisatie zijn kritieke processen en taken te benoemen, die om de continuïteit van het bedrijf te verzekeren, niet mogen uitvallen. Het gaat zowel om primaire processen en taken als om ondersteunende processen en taken. Belangrijk is vast te stellen hoe kwetsbaar de kritieke processen zijn voor het uitvallen van mensen. Is er een risico op het verdwijnen/ontbreken van kennis over kritieke processen en taken, wanneer medewerkers langdurig ziek worden of uitstromen?
Je geeft aan dat je over een lijst met kritieke taken beschikt maar wil hier verder werk van maken. Deze tool helpt bij het opmaken en onderhouden van een dergelijke lijst.

Je geeft aan dat je over geen lijst met kritieke taken beschikt en dat dit ook niet nodig is. Voor elke organisatie zijn kritieke processen en taken te benoemen, die om de continuïteit van het bedrijf te verzekeren, niet mogen uitvallen. Het gaat zowel om primaire processen en taken als om ondersteunende processen en taken. Belangrijk is vast te stellen hoe kwetsbaar de kritieke processen zijn voor het uitvallen van mensen. Is er een risico op het verdwijnen/ontbreken van kennis over kritieke processen en taken, wanneer medewerkers langdurig ziek worden of uitstromen? Neem hier een kijkje en ontdek waarom anderen hiermee wel aan de slag gingen.

Voor elke organisatie zijn kritieke processen en taken te benoemen, die om de continuïteit van het bedrijf te verzekeren, niet mogen uitvallen. Het gaat zowel om primaire processen en taken als om ondersteunende processen en taken. Belangrijk is vast te stellen hoe kwetsbaar de kritieke processen zijn voor het uitvallen van mensen. Is er een risico op het verdwijnen/ontbreken van kennis over kritieke processen en taken, wanneer medewerkers langdurig ziek worden of uitstromen?
Neem een kijkje op deze pagina. Deze zal jou helpen om een lijst met kritieke taken op te maken en te onderhouden

Vraag 3: In het bedrijf wordt aandacht besteed aan het leren kennen en het waarderen van elkaars verantwoordelijkheden.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Het zichtbaar maken van verantwoordelijkheden kan de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen medewerkers bevorderen. Goed dat je hier reeds rond werkt.

Het zichtbaar maken van verantwoordelijkheden kan de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen medewerkers bevorderen. Je probeert reeds tijd vrij te maken om elkaars verantwoordelijkheden te leren kennen, goed zo. Toch ben je op zoek naar nog extra inspiratie. Deze pagina kan jou hierbij helpen

Je geeft aan dat het niet belangrijk is dat medewerkers elkaars verantwoordelijkheden kennen. Wanneer een medewerker uitvalt, kan dit echter voor problemen zorgen (waarom/hoe?) . Medewerkers voelen zich ook beter in hun vel wanneer er een goede samenwerking is met collega's. Het zichtbaar maken van verantwoordelijkheden kan samenwerking en informatie-uitwisseling tussen medewerkers bevorderen. We raden je aan om hieraan toch aandacht te besteden.

Het zichtbaar maken van verantwoordelijkheden kan de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen medewerkers bevorderen. Neem een kijkje op deze pagina. Deze zet jou op weg.

Vraag 4: In het bedrijf bestaat de nodige bereidheid om kennis te delen tussen de verschillende afdelingen.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Goed zo! Blijf voldoende bouwen aan een gemeenschappelijke cultuur van samenwerken en kennisdeling over de teams heen.
Door informatie over teams heen te delen zullen medewerkers elkaar beter begrijpen en efficiënter kunnen samenwerken.

Door informatie over teams heen te delen zullen medewerkers elkaar beter begrijpen en efficiënter kunnen samenwerken. Medewerkers zijn bereid om hun kennis te delen over de grenzen van afdelingen. Je wil hier toch verder op inzetten. Deze tool kan jou inspireren.

Je geeft aan dat je hier geen werk wil van maken. Toch is informatieuitwisseling tussen de verschillende afdelingen van cruciaal belang. Op die manier kan de samenwerking tussen medewerkers verbeteren en kunnen ze elkaar professionaliseren. Door informatie over teams heen te delen zullen medewerkers elkaar beter begrijpen en efficiënter kunnen samenwerken.

Door informatie over teams heen te delen zullen medewerkers elkaar beter begrijpen en efficiënter kunnen samenwerken. Je geeft aan dat er werk moet gemaakt worden van een cultuur van kennisdeling over afdelingen heen. Deze tool kan jou hierbij helpen.

Vraag 5: Kennisdeling tussen collega’s en afdelingen is opgenomen in het takenpakket van de medewerkers.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Goed dat je deze opdracht hebt opgenomen in het takenpakket. Blijf dit ook onder de aandacht brengen van de medewerkers.
Wanneer je het delen van kennis opneemt in het takenpakket/functiebeschrijving weten werknemers dat dit van hen verwacht wordt en dat ze er op beoordeeld kunnen worden.

Goed dat je deze opdracht hebt opgenomen in de takenpakket. Je geeft aan dat je hieraan aandacht wil blijven schenken. Wanneer je het delen van kennis opneemt in het takenpakket/functiebeschrijving weten werknemers dat dit van hen verwacht wordt en dat ze er op beoordeeld kunnen worden. Voorzie op een beoordelingsgesprek/feedbackgesprek/evaluatiegesprek telkens tijd om in te gaan op kennisdeling.

Deze opdracht is momenteel niet opgenomen in het takenpakket en volgens jou is dit ook niet noodzakelijk in je organisatie. Het opnemen van kennisdeling in een takenpakket kan kennisdeling minder bijkomstig maken. Wanneer je het delen van kennis opneemt in het takenpakket/functiebeschrijving weten werknemers dat dit van hen verwacht wordt en dat ze er op beoordeeld kunnen worden. Merk je dat medewerkers te weinig hun ervaringen met elkaar delen? Neem dit dan toch op in het takenpakket. 

Deze opdracht is momenteel niet opgenomen in het takenpakket maar je wil dit graag opnemen.
Pas de takenpakketten aan van de medewerkers door "je deelt je kennis spontaan en op systematische wijze met alle betrokken collega's" of een gelijkaardige tekst toe te voegen.
Maak dit levendig door hier over te communiceren en te evalueren tijdens een beoordelingsgesprek/feedbackgesprek/ evaluatiegesprek.
Merk je een probleem dat te wijten is aan een gebrek van kennisdeling tussen collega's? Wijs hen dan op de opdracht in het takenpakket.

Vraag 6: Werknemers zijn bereid hun kennis te delen ook met werknemers uit andere generaties.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt
Blijf werknemers motiveren om hun kennis te delen met medewerkers uit andere generaties.
Op www.generationmix.be ontdek je meer over de 4 verschillende generaties op de werkvloer en wat hun kenmerken zijn. Wanneer je 2 generaties met elkaar combineert, krijg je een overzicht van de kansen en valkuilen van deze samenwerking.
Het is van cruciaal belang dat elke medewerker informatie deelt. Een medewerker zal minder snel bereid zijn om zijn kennis te delen als collega's hun kennis ook niet met hen delen. Een goede teamsfeer en onderling vertrouwen zijn daarom van belang.

Je geeft aan dat werknemers hun kennis delen met collega's uit andere generaties maar wil hier werk van blijven maken.
Op www.generationmix.be ontdek je meer over de 4 verschillende generaties op de werkvloer en wat hun kenmerken zijn. Wanneer je 2 generaties met elkaar combineert, krijg je een overzicht van de kansen en valkuilen van deze samenwerking.
Het is van cruciaal belang dat elke medewerker informatie deelt. Een medewerker zal minder snel bereid zijn om zijn kennis te delen als collega's hun kennis ook niet met hem delen. Een goede teamsfeer en onderling vertrouwen zijn daarom van belang.
Deze methodieken kunnen deze kennisdeling bevorderen.

Je geeft aan dat dit voor jouw organisatie geen actiepunt is. Wanneer je met verschillende generaties actief bent op de werkvloer schenk je hier best toch aandacht aan.
Op www.generationmix.be ontdek je meer over de 4 verschillende generaties op de werkvloer en wat hun kenmerken zijn. Wanneer je 2 generaties met elkaar combineert, krijg je een overzicht van de kansen en valkuilen van deze samenwerking.
Het is van cruciaal belang dat elke medewerker informatie deelt. Een medewerker zal minder snel bereid zijn om zijn kennis te delen als collega's hun kennis ook niet met hem delen. Een goede teamsfeer en onderling vertrouwen zijn daarom van belang.

Medewerkers zijn in jouw organisatie niet bereid om kennis te delen met collega's uit andere generaties.
Op www.generationmix.be ontdek je meer over de 4 verschillende generaties op de werkvloer en wat hun kenmerken zijn. Wanneer je 2 generaties met elkaar combineert, krijg je een overzicht van de kansen en valkuilen van deze samenwerking.
Het is van cruciaal belang dat elke medewerker informatie deelt. Een medewerker zal minder snel bereid zijn om zijn kennis te delen als collega's hun kennis ook niet met hem delen. Een goede teamsfeer en onderling vertrouwen zijn daarom van belang.
Deze tips kunnen helpen om kennisdeling te stimuleren.

Vraag 7: Als leidinggevende stimuleer ik medewerkers om hun kennis te delen.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Blijf medewerkers stimuleren zodat medewerkers hun kennis consequent delen.

Je stimuleert medewerkersom hun kennis tedelen maar wil hier verder werk van maken. Het is belangrijk dat je zelf ook informatie deelt. Op die manier zien medewerkers hoe het moet. Kom hier ook telkens op terug in een functioneringsgesprek. Wanneer er zich een situatie voordoet waarbij informatie moet worden opgeslagen in het kennissysteem, wijs de medewerkers hier dan ook op zodat ze dit doen. Blijf dit herhalen totdat het een gewoonte is van de medewerkers.

Je stimuleert medewerkers niet om hun kennis tedelen. Wanneer je merkt dat medewerkers te weinig met elkaar communiceren en afdelingen te weinig samenwerken besteed je hier best aandacht aan. Als leidinggevende heb jij zicht op de volledige organisatie. Maak medewerkers bewust van het positieve effect van kennisdeling op de volledige organisatie en henzelf. Het is van cruciaal belang dat je oog hebt voor elke medewerker. Wanneer je een medewerker kan overtuigen dat delen van kennis ook voor hem een meerwaarde is, zal hij sneller zelf zijn kennis delen.

Je stimuleert medewerkers niet voldoende om  hun kennis te delen maar wil hier wel werk van maken. Deze tips kunnen jou helpen:

  • neem bij voorkeur kennisdeling op in het takenpakket
  • evalueer de medewerkers op het delen van kennis en volg dit ook actief op
  • is er informatie die volgens jou moet opgeslagen worden (bijvoorbeeld een probleem met de bijhorende oplossing)? Wijs deelnemers hier op zodat ze dit niet vergeten.
  • gebruik zo veel als mogelijk gestandaardiseerde invulformulieren
  • wanneer medewerkers met een vraag zitten waarvan het antwoord ook te vinden is in het kennismanagementsysteem zeg hen dan ook hoe en waar ze deze info kunnen vinden. Leer hen werken met de zoekfunctie.
  • verbied de medewerkers niet om elkaar mondeling te helpen. Een actieve samenwerking en informatieuitwisseling is zeer waardevol en moet gewaardeerd worden. Kennis delen gebeurt meer informeel en tussen mensen dan via systemen. Laat daarom voldoende ruimte, zowel in tijd als fysiek, om met elkaar in gesprek te gaan. Stimuleer hen wel om hun kennis ook in het systeem op te slaan zodat deze later consulteerbaar is.

Vraag 8: Er worden in het bedrijf gestructureerde middelen (vb specifieke software, informatiedagboek) gebruikt voor het opslaan en delen van kennis.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Je gebruikt gestructureerde middelen. Evalueer deze op geregelde tijdstippen zodat deze tijdig kunnen worden bijgestuurd.

Je gebruikt gestructureerde middelen om kennis te delen en op te slaan. Je wil hier toch verder werk van maken. Deze tips kunnen jou helpen.

Je gebruikt geen systematische structuur om kennis op te slaan en te delen. We raden jou toch aan om kennis op een gestructureerde manier op te slaan. Collega's kunnen bij problemen dan terugvallen op deze opgeslagen kennis. Wanneer een medewerker afwezig is, kan deze informatie er voor zorgen dan collega's of nieuwe medewerkers zich vlot kunnen inwerken en bijscholen.

Je gebruikt in jouw bedrijf momenteel geen gestructureerde middelen om kennis op te slaan en te delen maar wil hier graag aan werken.
Deze tips zetten jou op weg.

Vraag 9: In uw bedrijf bestaat een structureel overleg tussen de verschillende afdelingen: prepress – press – afwerking?

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Volg op regelmatige basis de resultaten van deze overlegmomenten op zodat je deze kan bijsturen.

Volg op regelmatige basis de resultaten van deze overlegmomenten op zodat je deze kan bijsturen.

Je geeft aan dat dit overlegplatform voor jou niet noodzakelijk is. We raden jou toch aan om dit overlegplatform op te starten. Dit platform verhoogt de informatiedoorstroom tussen de verschillende afdelingen en geeft medewerkers uit één afdeling zicht op de werking van de andere waardoor ze beter op elkaar kunnen inspelen. Door medewerkers uit de verschillende afdelingen regelmatig samen te brengen verklein je ook de afstand tussen deze afdelingen. Wanneer deze afdelingen vaker in contact komen met elkaar en hun werking op elkaar moeten afstemmen voelen ze zich meer met elkaar verbonden waardoor ze ook sneller informatie zullen delen op een informele manier.

Je geeft aan dat dit overlegplatform nog niet bestaat maar dat je hier werk wil van maken.
Plan in de nabije toekomst een overlegmoment met de drie bedrijfstakken. In dit eerste overleg is het cruciaal om afspraken te maken rond hoe je dit overlegplatform zal plaatsen. Vragen als "hoe regelmatig komen we samen?", "hoeveel tijd voorzien we?", " wat komt aan bod?", "waar spreken we af?" bespreek je op dit eerste overleg. Maak het overleg zo laagdrempelig mogelijk. Spreek een vorm af waarin de resultaten van het overleg worden opgeslagen (verslag, videoopname van de conclusies, ...) zodat je deze groep nadien makkelijker kan opvolgen.
Wanneer deze afdelingen vaker in contact komen met elkaar en hun werking op elkaar moeten afstemmen voelen ze zich meer met elkaar verbonden waardoor ze ook sneller informatie zullen delen op een informele manier. Creëer dus ook mogelijkheden in tijd en ruimte zodat medewerkers over afdelingen heen met elkaar in gesprek kunnen gaan.

Vraag 10: Er is een coordinatieverantwoordelijke in uw bedrijf die instaat voor de communicatie tussen de verschillende afdelingen.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt
Plan regelmatig een overleg met deze medewerker zodat je op de hoogte blijft van de resultaten.

Je hebt een coördinatieverantwoordelijke in jouw bedrijf die instaat voor de communicatie tussen de verschillende afdelingen. Je geeft aan dat dit toch een actiepunt is.
Het aanstellen van een coördinatieverantwoordelijke is een eerste stap. Zorg er voor dat deze voldoende tijd heeft om samen te werken met de verschillende afdelingen in het bedrijf. Het is belangrijk dat hij een goede band opbouwt met de verschillende afdelingen en een brugfiguur is voor deze verschillende diensten. Geef deze medewerker ook de opdracht om kennis te documenteren. Hij zit in een unieke positie om de cruciale kennis te zien en deze te documenteren en te delen.

Je hebt geen dergelijke functie in jouw bedrijf en geeft aan dat dit ook niet nodig is. Wanneer je bedrijf bestaat uit tussen de 25 en de 100 medewerkers raden we jou toch aan om hier over na te denken.

Je wil graag een medewerker de rol van coördinatieverantwoordelijke geven. Wanneer je bedrijf bestaat uit tussen de 25 en de 100 medewerkers kan dit zeker een meerwaarde betekenen.
Bij de keuze van de medewerker voor deze functie selecteer je bij voorkeur een medewerker die ervaring heeft in zo veel mogelijk onderdelen van het bedrijf. Door zijn ervaring kan hij dan sneller tot resultaten komen.
Laat deze medewerker de samenwerking en informatieoverdracht tussen de verschillende afdelingen stimuleren en documenteren. Het is belangrijk dat de overige teamleden deze medewerker zien als een coach, als iemand die hen zal ondersteunen. Maak duidelijk dat kennisdeling een taak blijft van alle medewerkers en alle medewerkers kennis moeten blijven delen en documenteren, maar dat deze medewerker hen hierin zal ondersteunen en het geheel overkoepelend zal bekijken.

Vraag 11: Fouten worden systematisch besproken met de verschillende betrokken afdelingen.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Blijf dit punt opvolgen. Het is van cruciaal belang dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van fouten in de loop van het proces zodat ze vanuit hun ervaringen kunnen bijdragen aan het beter afstemmen van opdrachten.

Je geeft aan dat fouten worden gerapporteerd maar je hier verder werk wil van maken. Plan op regelmatige basis een bijeenkomst met de verschillende afdelingen om na te gaan welke fouten er gemaakt zijn en hoe deze in de toekomst vermeden kunnen worden. Het is van belang dat alle medewerkers hierbij betrokken zijn zodat ze de invloed van hun werk kennen op dat van hun collega's bij de andere diensten en beter kunnen afstemmen.

Je geeft aan dat er geen fouten worden gerapporteerd en dat dit ook niet nodig is.
We raden jou toch aan om fouten systematisch te rapporteren. Deze fouten bieden leerkansen voor medewerkers en verhogen de omzet van de organisatie.

Je wil fouten in de toekomst systematisch rapporteren.
Ga op zoek naar een systeem om fouten op te slaan en met elkaar te delen. Deze tips kunnen jou helpen.

Vraag 12: De oplossingen voor de gemaakte fouten worden systematisch bijgehouden.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Blijf deze documentatie updaten om zo een rijke bibliotheek aan te leggen. We raden je aan om deze bibliotheek toegankelijk te maken voor alle medewerkers.

Je wil hier nog meer aandacht aan besteden. Het cruciale element bij het systematisch bijhouden van oplossingen voor fouten zijn de medewerkers zelf. Leer hen om de documenten op regelmatige basis door te nemen om zo minder fouten te maken. Laat medewerkers informatie toevoegen op een zo laagdrempelig mogelijke manier.

Je geeft aan dat je geen oplossingen voor problemen systematisch opslaat. We raden jou toch aan om dit te doen. Dit kan namelijk leerkansen bieden voor de medewerkers en de omzet van de organisatie verhogen.

Je slaat momenteel nog geen oplossingen systematisch op maar wil hier wel mee starten. Deze tips kunnen jou hierbij helpen.

Vraag 13: In het bedrijf bestaat een actieplan in geval dat medewerkers vertrekken of langdurig ziek zijn.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt
Update het actieplan bij elke verandering in het team of het takenpakket.
Neem in het actieplan duidelijk op wie back-up is voor wie en welke taken worden doorgeschoven bij afwezigheid van een medewerker. Laat medewerkers die elkaars back-up zijn op regelmatige basis hun taken over nemen of samen uitvoeren.

Je wil werk blijven maken van het actieplan. Goed zo! Neem in het actieplan duidelijk op wie back-up is voor wie en welke taken worden doorgeschoven bij afwezigheid van een medewerker. Laat medewerkers die elkaars back-up zijn op regelmatige basis hun taken over nemen of samen uitvoeren. Het is belangrijk om dit te updaten wanneer er een verandering is in het team of het takenpakket.

Je geeft aan dat een actieplan voor het vertrek of langdurige ziekte van een medewerker niet noodzakelijk is. We raden jou toch aan om een actieplan op te maken. Op deze manier kan je sneller ingrijpen wanneer de situatie zich voordoet.

Je wil graag starten met het opmaken van een actieplan voor het vertrek of bij langdurige afwezigheid van een medewerker. Deze tips kunnen jou hierbij helpen.

Vraag 14: Er is een plan van aanpak en voldoende informatie en ondersteuning op de werkplek om nieuwe medewerkers snel en gemakkelijk in te werken.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Goed zo! Blijf informatie up-to-date houden.

Je geeft aan dat je de huidige informatie wil blijven updaten. Blijf daarvoor alle medewerkers motiveren om kennis systematisch op te slaan om zo alle info up-to-date te houden. Maak hen ook vertrouwd met de methodiek van het peter-meterschap.

Je geeft aan dat nieuwe medewerkers geen informatie hebben om zich zo snel in te werken. We raden jou aan om informatie systematisch op te slaan en toegankelijk te maken zodat nieuwe medewerkers zich snel kunnen inwerken. Maak medewerkers vertrouwd met de methodiek van het peter-meterschap.

Je hebt momenteel geen informatie beschikbaar zodat nieuwe medewerkers zich snel kunnen inwerken maar wil hier werk van maken.
We raden jou aan om te starten met het systematisch documenteren van kennis door elk van je medewerkers. Maak deze informatie toegankelijk voor nieuwe medewerkers zodat ze informatie hebben om op terug te vallen en zich sneller kunnen inwerken.

Vraag 15: De specifieke eisen van klanten worden door de commerciële afdeling altijd duidelijk doorgegeven aan alle betrokken medewerkers.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Blijf commerciële medewerkers ondersteunen in het duidelijk formuleren van de wensen van de klant. Een goed uitgewerkt productiedossier zorgt er voor dat medewerkers alle info die ze nodig hebben ter beschikking hebben. 

Je geeft aan dat dit het geval is maar je hier nog verder aan wil werken. Een goed uitgewerkt productiedossier zorgt er voor dat medewerkers alle info die ze nodig hebben ter beschikking hebben. 
Laat de commerciële medewerker op regelmatige momenten overleggen met de verschillende afdelingen. In deze overlegmomenten gaan de medewerkers samen op zoek naar manieren om de uitwisseling van informatie te verbeteren. Vragen als "welke verwoording is onduidelijk?", "wat is de correcte term?", ... zijn vertrekvragen. Laat hen de conclusies van deze overlegmomenten in geschreven vorm, in een digitaal document of een video/audio-document systematisch opslaan zodat deze afspraken voor iedereen toegankelijk zijn.

Je geeft aan dat dit punt voor jou niet van belang is. We raden jou toch aan om de commerciële medewerkers op regelmatige tijdstippen te laten overleggen met de andere diensten zodat de eisen van de klant duidelijk zijn voor de verschillende afdelingen. Een goede communicatie tussen de verschillende medewerkers is hiervoor van cruciaal belang.

Je wil inzetten op de doorstroom van informatie van de commerciële medewerker naar de overige diensten. Een eerste stap is een goed uitgewerkt productiedossier. Dit zorgt er voor dat medewerkers alle info die ze nodig hebben ter beschikking hebben. 
Laat de commerciële medewerker op regelmatige momenten overleggen met de verschillende afdelingen. In deze overlegmomenten gaan de medewerkers samen op zoek naar manieren om de uitwisseling van informatie via het productiedossier te verbeteren. Vragen als "welke verwoording is onduidelijk?", "wat is de correcte term?", ... zijn startvragen. Laat hen de conclusies van deze overlegmomenten in geschreven vorm, in een digitaal document of een video/audio document systematisch opslaan zodat deze afspraken voor iedereen toegankelijk zijn.

Vraag 16: De prepress-afdeling geeft duidelijk door aan de afdeling Druk en Afwerking hoe een opdracht moet uitgevoerd worden.

Akkoord
actie-
punt
Niet akkoord
geen
actie-
punt

Blijf de samenwerking tussen prepress en druk en afwerking stimuleren.

Je wil de doorstroom van informatie tussen prepress en druk en afwerking verder uitbouwen.
Voorzie op regelmatige basis een overlegmoment tussen deze afdelingen. Laat hen op een overlegmoment de opdrachten waar er problemen rond waren analyseren. Als conclusie formuleren ze concrete afspreken en deze noteren ze systematisch in het kennissysteem. Het opslaan van informatie kan schriftelijk, via digitale tekst, video of audiomateriaal. Het is van belang dat de informatie snel aangemaakt en geraadpleegd kan worden door de medewerkers.
Je kan gebruik maken van de methodiek van After Action Review om het verloop te analyseren.
Richtvragen zijn:

  • Hoe moest het proces lopen?
  • Wat gebeurde er effectief?
  • Waarom liep het anders?
  • Wat kunnen we hier uit leren?

We raden jou toch aan om de samenwerking tussen deze afdelingen te verbeteren. Deze combinatie heeft inhoudelijk heel wat expertise. Medewerkers kunnen leren van elkaar waardoor ze sterker staan in hun job en bedrijfsprocessen beter laten lopen.

Voorzie op regelmatige basis een overlegmoment tussen deze afdelingen. Laat hen op een overlegmoment de opdrachten waar er problemen rond waren analyseren. Als conclusie formuleren ze concrete afspreken en deze noteren ze systematisch in het kennissysteem. Het opslaan van informatie kan schriftelijk, via digitale tekst, video of audiomateriaal. Het is van belang dat de informatie snel aangemaakt en geraadpleegd kan worden door de medewerkers.Je kan gebruik maken van de methodiek van After Action Review om het verloop te analyseren.
Richtvragen zijn:

Hoe moest het proces lopen?
Wat gebeurde er effectief?
Waarom liep het anders?
Wat kunnen we hier uit leren?