Informatie centraal opslaan en toegankelijk maken

Informatie centraal opslaan en toegankelijk maken

Informatie op een centrale plaats bewaren en toegankelijk maken is van groot belang voor een bedrijf. Op bedrijfsniveau zorgt dit voor een efficiëntere informatiedoorstroom. Medewerkers halen hun voordeel doordat ze op een eenvoudige manier toegang krijgen tot informatie, die hen de mogelijkheid geeft om hun kennis en vaardigheden bij te schaven.

Wie slaat informatie op?

Een eerste belangrijke vraag bij het opslaan van informatie is “wie zal allemaal bijdragen”. Eigenlijk moet kennismanagement een zaak zijn van elke medewerker. Je kiest er dus best voor om elke medewerker informatie te laten opslaan in het gekozen systeem.

Voor welk systeem kies ik?

Er bestaan heel wat (dure) kennismanagementsystemen. Welk systeem jij kiest, hangt af van de specifieke wensen en noden.

Vaak is het voor kleinere organisaties al voldoende om op een goedkope en eenvoudige manier kennis op te slaan. Zo kan je werken met een papieren “boek” dat ter beschikking is in de bewuste afdeling en alle nodige info bevat voor medewerkers. In dit “boek” kunnen medewerkers zelf pagina’s toevoegen of info noteren om zo informatie aan te vullen.

Een tweede laagdrempelige optie is het aanmaken van een digitaal documentensysteem. Documenten worden opgeslagen in een duidelijke mappenstructuur. Door metadata aan de documenten te koppelen zoals trefwoorden, titel, … maak je het document beter vindbaar. Een voordeel van een digitaal systeem is dat je sjablonen kan opmaken die zich aan een bepaalde structuur houden. Door een vaste structuur te gebruiken maak je documenten visueel gelijk, wat de leesbaarheid en doorzoekbaarheid verhoogt.

Een ander voordeel van digitale systemen is dat je gebruik kan maken van een zoekmachine om het zoeken te versnellen. De laatste jaren zijn webtoepassingen steeds populairder. Volgens Klazinga, Jolien (2010) zijn interne sociale netwerken of wiki’s eenvoudig te implementeren doordat ze laagdrempelig en eenvoudig zijn voor de gebruikers. De gebruikers zijn namelijk gewoon om hier ook in hun privé leven mee aan de slag te gaan. Dit is een groot voordeel t.o.v. professionele systemen. Voor de implementatie van een softwarepakket is het belangrijk dat de medewerker snel zijn weg weet te vinden. Het systeem heeft daarom best een eenvoudige interface of is gelijkaardig aan software die men reeds kent. Welk systeem je kiest hangt af van waar jij en je medewerkers zich het best in kunnen vinden.

Hou zeker rekening met de volgende criteria:

  • digitaal?
  • gebruikersgemak/laagdrempeligheid?
  • flexibiliteit?
  • zijn er voorgestructureerde velden?
  • kan je metadata koppelen?
  • kan je snel informatie vinden (zoekmachine)?

Naast bovenstaande criteria kan je uiteraard nog andere criteria gebruiken die voor jou belangrijk zijn.

Welke structuur volg ik?


De structuur leg je best vast in samenspraak met je medewerkers. Zij moeten uiteindelijk de documenten invullen. Het is dus van belang dat de verschillende onderdelen duidelijk zijn.

Je kan inspiratie opdoen op de pagina van Teka-infopilots.

Elementen die je bijvoorbeeld kan opnemen zijn:

  • versiegeschiedenis
    • naam van bijdrager
    • datum van bijdrage
  • welke dienst is betrokken?
  • welke medewerkers zijn betrokken?
  • korte inhoud
  • details
  • mogelijke problemen en oplossingen
  • link naar andere documenten

Wie kan informatie raadplegen?

Wanneer kennis centraal is opgeslagen is het belangrijk deze beschikbaar te maken. Je kan centrale informatie op drie niveaus zichtbaar maken.

  • Je kan informatie enkel zichtbaar maken voor wie de informatie zelf heeft aangemaakt.
  • Je kan informatie enkel zichtbaar maken voor bepaalde medewerkers (bijvoorbeeld één bepaalde afdeling).
  • Je kan informatie zichtbaar maken voor alle medewerkers van het bedrijf.

We raden jou aan om informatie zo toegankelijk mogelijk te maken. Op die manier stimuleer je een cultuur van kennisdeling.

Wie kan informatie aanpassen?

Behalve de vraag “wie mag deze informatie zien?” is ook de vraag “wie mag deze informatie aanpassen” een belangrijke vraag. Opnieuw onderscheiden we dezelfde 3 niveaus.

Informatie aanpassen is vaak enkel mogelijk door de eigenaar en de teamleden. Informatie consumeren is bij voorkeur mogelijk voor de volledige organisatie of enkel voor de teamleden van een bepaalde bedrijfstak.

Hoe opener de bedrijfscultuur, hoe meer er wordt gekozen om alle informatie aanpasbaar te maken voor iedereen. Dit versterkt het gevoel van vertrouwen tussen de verschillende diensten en laat alle medewerkers toe om informatie aan te vullen.