Een actieplan “afwezigheid” opmaken

Een actieplan “afwezigheid” opmaken

Een groot probleem voor collega’s en organisaties is wanneer een medewerker plots vertrekt of langdurig ziek is. De impact kan nochtans grotendeels worden ondervangen door een goed actieplan. Ga als volgt te werk.

Stap 1

Maak voor jezelf een overzicht van al je medewerkers.

Stap 2

Koppel aan elke medewerker een collega. Voorzie eventueel ook een tweede back-up. Je kan collega’s koppelen die in eenzelfde afdeling werken (maar bijvoorbeeld aan een andere machine staan) of collega’s over afdelingen heen.

Stap 3

Voorzie een kort informeel overlegmoment met deze collega’s. Maak hen duidelijk wie voor welke collega moet kunnen inspringen bij afwezigheid.

Stap 4

Voorzie ruimte voor deze collega’s om elkaar te ontmoeten. Laat hen in eerste instantie samen een taak doorlopen. Nadien laat je medewerkers van job wisselen met elkaar zodat ze ook de taak zelfstandig leren uitvoeren. Ze kunnen dan bij elkaar terecht bij vragen en problemen en leren zo van elkaar.

Stap 5

Laat hen hun werk documenteren. De belangrijkste elementen waarop zijzelf en hun collega moeten letten bij het uitvoeren van de job leggen ze vast. Dit kan op papier, via digitale tekst of audio of eender welke manier die voor beide collega’s werkt.

Stap 6

Is een medewerker afwezig? Laat zijn back-up collega voor hem inspringen en verdeel het werk over alle betrokkenen. Is het niet haalbaar om de afwezige collega te vervangen? Dan kan de back-up collega wel een andere medewerker ondersteunen in het uitvoeren van de opdracht. Hij is immers diegene die ervaring heeft in het uitvoeren van deze taak.