Leer elkaars verantwoordelijkheden kennen

Leer elkaars verantwoordelijkheden kennen

Om een goede werking te garanderen is het belangrijk dat medewerkers weten wie verantwoordelijk is waarvoor. Het zichtbaar maken van verantwoordelijkheden moet samenwerking en informatie-uitwisseling tussen medewerkers bevorderen.

In deze tool krijg je een overzicht van verschillende acties die je kunt ondernemen om medewerkers elkaars verantwoordelijkheden te leren kennen. We delen deze methodieken op in twee subgroepen: passieve en actieve methodieken. Passieve methodieken bestaan uit eenvoudige methodieken om verantwoordelijkheden zichtbaar te maken. Een medewerker kan deze informatie zelfstandig opnemen. Actieve methodieken vereisen een actie van de medewerker en de leidinggevende en zijn tijdsintensiever.

Passieve methodieken

Een (digitale) fiche of boekje

Een eerste mogelijkheid is het gebruik van fiches waarop bij elke medewerker de verantwoordelijkheden worden opgelijst. Het gaat hier niet om een takenfiche met alle opdrachten van deze medewerker maar om een verfijnde lijst met verantwoordelijkheden. Zo kan er bijvoorbeeld opgenomen worden: bestellingen inkt, opmaak dagelijkse planning, opvolgen technische mankementen, papierkeuze, ... .

Een dergelijke fiche kan zowel digitaal als op papier (of beiden) worden uitgewerkt. Een papieren versie hang je best uit in de cafetaria, de kleedkamer of de werkruimte. Een digitale versie maak je zo laagdrempelig mogelijk. Elke medewerker moet op een snelle manier deze informatie kunnen bekomen zodat hij snel kan bekijken bij wie hij moet zijn voor welk probleem.

Het voordeel van een digitale fiche t.o.v. een papieren fiche is dat een medewerker via een zoekfunctie kan nagaan wie verantwoordelijk is voor een bepaald aspect.

Wanneer je over deze fiches beschikt, is het aangeraden om nieuwe medewerkers deze ook te bezorgen. Op deze manier krijgt de nieuwe medewerker zicht op wie zijn collega’s zijn en bij wie hij terecht kan met een specifieke vraag.

Een badge

Om medewerkers te herkennen in hun verantwoordelijkheden is een badge een goede optie. Naast de naam van deze medewerker kan je 2 tot 3 verantwoordelijkheden opgeven. Noteer op deze badge enkel de belangrijkste verantwoordelijkheden. Door deze permanent zichtbaar te maken geef je de medewerker de kans om fier te zijn op deze verantwoordelijkheden. Probeer deze verantwoordelijkheden zo veel mogelijk te laten aansluiten bij de talenten van deze medewerker. Hoe sterker de medewerker zich gewaardeerd voelt in deze verantwoordelijkheden, hoe liever hij deze zal opnemen.

Een e-mailhandtekening

Moeten medewerkers intern of extern mailen? Laat hen de belangrijkste verantwoordelijkheden (zie ook badge) ook opnemen in hun e-mailhandtekening. Net zoals bij een badge heeft dit het potentieel dat een medewerker zich gesterkt voelt in deze verantwoordelijkheid en dat hij deze nog sterker zal opnemen.

Actieve methodieken

Wie is verantwoordelijk waarvoor?

Naast (digitale) fiches en badges is het ook interessant om met je team zelf aan de slag te gaan en dit zeker wanneer je merkt dat medewerkers te weinig zicht hebben op elkaars verantwoordelijkheden.

Ga als volgt te werk:

  • Maak een kwartet
    Maak kaartjes met per kaartje een verantwoordelijkheid binnen het bedrijf of het team.
  • Voorzie een gemeenschappelijk moment
    Voorzie ongeveer een half uurtje. Dit kan een afzonderlijk overlegmoment zijn of een onderdeel van een reeds geplande vergadering.
  • Ga in een kring zitten
    Laat alle medewerkers in een kring zitten en verdeel de kaartjes.
  • Aan de slag
    Laat een medewerker starten. De medewerker die aan de beurt is, moet kaarten met verantwoordelijkheden die niet bij hem horen toewijzen aan een collega. Klopt het, dan krijgt deze collega zijn kaart. Klopt het niet, dan moet de medewerker die aan de beurt is de kaart houden. Vervolgens is de collega links van hem aan de beurt.
  • Uit
    Is een medewerker aan de beurt en heeft hij net de laatste verantwoordelijkheid die niet van hem is correct kunnen toewijzen? Dan moet hij zich afvragen of zijn kaartenset compleet is. Denkt hij dat hij alle verantwoordelijkheden heeft ontvangen? Dan roept hij “uit” en wacht hij tot het spel is afgelopen. De andere medewerkers spelen verder tot het spel is afgelopen. Het kan zijn dat een medewerker een kaart wil toewijzen aan een medewerker die al “uit” was. Deze kaart wordt voor deze medewerker geplaatst, maar deze medewerker mag deze niet meer in de hand nemen.
  • Overlopen
    Als iedereen uit is, overloop je één voor één welke verantwoordelijkheden de medewerker in de hand heeft. Welke kaarten heeft een medewerker te veel? Welke kaarten te weinig? Bespreek dit.

Als resultaat krijgen medewerkers op een luchtige en korte manier zicht op elkaars verantwoordelijkheden. Deze methodiek werkt enkel wanneer de medewerkers open staan voor een dergelijke aanpak maar kan wel ontwapenend zijn. Het speelse element moet de groepssfeer bevorderen.

Interne vormingen

Een tweede, meer serieuze, manier om verantwoordelijkheden zichtbaar te maken is om medewerkers vorming te laten geven aan elkaar. Is een medewerker bijvoorbeeld verantwoordelijk voor papierkeuze? Laat hem dan andere medewerkers die hiermee in aanraking komen coachen of vorming geven.

Op deze manier voelt de verantwoordelijke medewerker zich gewaardeerd en weten de collega’s dat ze bij deze medewerker terecht kunnen met vragen omtrent deze zaken.

Externe vormingen

Laat medewerkers externe vormingen volgen. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor technische storingen is het interessant om hem een basisvorming te laten volgen rond de technische werking van bepaalde machines. Op die manier kan hij kleine problemen zelf oplossen en grotere problemen beter lokaliseren.

Het feit dat een medewerker tijd krijgt om zich te verdiepen, bij te scholen in zijn verantwoordelijkheid verhoogt de betrokkenheid van deze medewerker. Doordat een medewerker zich hier ook mag in verdiepen wordt het voor de collega’ zichtbaar dat deze medewerker hiervoor het aanspreekpunt is.