Projectvisie GKPS

Projectvisie GKPS

Karel werkt als drukker in een offset-drukkerij gespecialiseerd in het drukken en afwerken  van tijdschriften. Hij werkt al bijna veertig jaar bij dezelfde werkgever, een succesvol Vlaams familiebedrijf. De laatste tijd gaat het wat moeilijker voor Karel. Toenemende rugklachten zorgen voor een lagere productiviteit. Af en toe meldt hij zich ziek voor enkele dagen en moet hij op doktersadvies rusten.   
Het bedrijf heeft recent geïnvesteerd in een nieuwe hoogtechnologische vijfkleurenpers van Heidelberg. Normaal zou Karel die moeten bedienen maar voor hem is dit een extra zware uitdaging, want hij is niet vertrouwd met deze nieuwe technologie en met de ver doorgedreven automatisering van de machine.

De bedrijfsleiding staat voor een dilemma:
Wie moeten ze opleiden voor de nieuwe drukpers? Komt Karel in aanmerking voor deze job?
Wat als Karel het niet ziet zitten? Moeten ze stilaan uitkijken naar vervanging voor hem? Zal hij het zware werk nog langer aankunnen?  Hoe moeten ze de overdracht van kennis en ervaring tussen Karel en zijn opvolger organiseren? Bovenstaande situatie komt steeds vaker voor in de grafische sector. De sector kent een stormachtige overgang van een traditionele, productiegerichte naar een kennisgerichte industrie.
 
De traditionele drukkerijen waren zeer arbeidsintensief en hadden veel gespecialiseerde arbeiders nodig. Vandaag zijn dankzij de technologische ontwikkeling veel processen geautomatiseerd en wordt de grafische industrie geconfronteerd met een generatie van oudere medewerkers die vertrouwd moeten raken met de nieuwe technologieën.

Er is ook een enorme vergrijzing in de sector waardoor de groep van oudere werknemers toeneemt. Deze specialisten zullen binnenkort de arbeidsmarkt verlaten waardoor een schat aan kennis en ervaring verloren dreigt te gaan. Daar bovenop is de instroom van jonge, goed opgeleide medewerkers zeer beperkt. Bedrijven moeten maatregelen nemen om het verlies van kennis op te vangen en ervoor zorgen dat die overgenomen wordt door de jongere generaties.
Een structurele aanpak van deze problematiek dringt zich op. Daarom wil GKPS op een concrete manier helpen en ondersteunen in het proces van wederzijdse kennisoverdracht. 

Werk maken van kennisopslag en kennisoverdracht

Creëer bewustwording

Kennisverlies kan ervoor zorgen dat bedrijfsdoelstellingen niet gehaald worden en dat de continuïteit van de organisatie in gevaar komt.
Maak het strategisch management ervan bewust dat kennis op korte, middellange en lange termijn dreigt te verdwijnen en dat een strategische aanpak van kennisborging en kennisoverdracht zich opdringt om de noodzakelijke kennis binnen de bedrijfsmuren te houden.
Binnen het bedrijf moet het duidelijk zijn dat het management het delen van kennis belangrijk vindt en ondersteunt. Het management moet immers de nodige tijd en middelen voor die kennisoverdracht vrijmaken en een kader aangeven waarbinnen de medewerkers kunnen werken. Iemand vragen om “alles wat hij weet“ neer te schrijven, maar hem dit in zijn privétijd laten doen, zal niet werken. De kans is klein dat kennis delen spontaan gebeurt zonder ondersteuning vanuit het management. 

Breng de risico’s in kaart

Breng in kaart welke kennis noodzakelijk is om de continuïteit van de onderneming te verzekeren, welke informatie daarvoor moet vastgelegd worden en welke kennis daarvoor moet overgedragen worden.
Met een analyse kan je uitmaken welke kennis echt belangrijk is en over welk volume het gaat, welke kennis reeds is gedeeld en welke informatie reeds is opgeslagen (via bedrijfssystemen zoals boekhouding en orderadministratie, via leveranciers of via internet, blogs, …) en welke de “zwarte gaten” zijn.
Leg alleen noodzakelijke informatie vast. Bekijk kritisch of het zin heeft om bepaalde stukken informatie op te slaan, afhankelijk van de gebruikswaarde en de gebruiksfrequentie.
Vertrek bijvoorbeeld vanuit de problemen die het vaakst voorkomen.

  • Steeds weerkerende problemen met bepaalde  klanten.
  • Niet gedocumenteerde uitzonderingen die telkens opnieuw opduiken.
  • Beschrijving van de gevonden oplossing van de problemen.

Zorg voor een vaste structuur en waak erover dat de informatie snel terug te vinden is.

Laat leidinggevenden kennisoverdracht stimuleren en ondersteunen

Kennisoverdracht is een proces dat de hele organisatie aangaat. De organisatie van kennisborging en kennisoverdracht ligt bij het management, maar de uitvoering is in handen van de leidinggevenden en de medewerkers. Zij weten best waar de “zwarte gaten” zijn, wie best geplaatst is om de informatie te documenteren, hoe de informatie best opgeslagen wordt.  Alle medewerkers moeten mee vanaf de aanvang. Hier is een coachende taak weggelegd voor de leidinggevende. 

De leidinggevenden moeten de nodige interesse tonen in de resultaten van de gestructureerde kennisoverdracht en deze ook opvolgen. Zo is een realistische planning belangrijk en een kritische kijk op wat opgeslagen wordt. Wordt er niet te veel tijd verloren met “nutteloze” informatie en is de kwaliteit van de opgeslagen informatie toereikend en bruikbaar? 

Motiveer werknemers om kennis over te dragen en te borgen

Het is zinvol om de medewerkers te coachen en aan te moedigen bij het uitvoeren van de kennisoverdracht. Zowel het formeel als het informeel delen van kennis is hierbij belangrijk.
Oudere medewerkers zijn goed geplaatst om te functioneren als trekker van de kennisoverdracht.
De oudere medewerker heeft doorgaans meer overzicht in het totale productieproces. Door zijn jarenlange ervaring heeft hij/zij inzicht opgebouwd in de volledige productieketen. Dat geeft de mogelijkheid om hem/haar een coördinerende verantwoordelijkheid te geven over (een gedeelte van) de keten.
Bovendien heeft de senior werknemer vaak een groot probleemoplossend vermogen. Veel problemen zijn reeds vroeger voorgekomen en herhalen zich. Dergelijke problemen kunnen dan toevertrouwd worden aan de ouderen. Zij kunnen dan ook de taak krijgen om deze probleemoplossingen te documenteren. Dat is een  motiverende factor voor hen.
Het geeft een extra stimulans als ze hiervoor een opleiding kunnen volgen en kunnen beschikken over voldoende middelen zoals pc en software om dit correct te kunnen organiseren.
Zeker bij oudere werknemers is het aangeraden om kennisoverdracht op te nemen in de functieomschrijving.
Dat kan onder de vorm van een percentage van de werktijd die besteed moet worden aan het coachen van nieuwe medewerkers; een percentage dat moet besteed worden aan het neerschrijven en noteren van activiteiten.
Tenslotte is het ook een sterk signaal indien het management zelf het voorbeeld geeft en belangrijke informatie opslaat en deelt. Ook zij weten niet alles en kunnen niet alles onthouden.
Op deze manier kan kennisoverdracht een deel van de cultuur van de organisatie gaan uitmaken.

Ontwikkel instrumenten om kennisdelen binnen teams te organiseren en stimuleren

Voor heel wat situaties bestaan gestandaardiseerde sjablonen (templates, documentmodellen, …) waarin de over te dragen kennis en informatie overzichtelijk opgeslagen kan worden. Licht de verantwoordelijke medewerker goed in over hoe hij/zij deze documenten kan gebruiken.
In de grafische industrie is men zeer beeldgericht. Je kan “saaie” uitgeschreven documenten vervangen door audiovisuele tools zoals videofilmpjes. Voorzie hiervoor dan ook de nodige tools zoals een compacte camera met een eenvoudige instructie hoe deze te gebruiken en hoe de videobestanden op te slaan.

Het einddoel is een bruikbaar instrument waarin kritieke informatie opgeslagen wordt en niet verloren gaat voor een goede werking van de organisatie. 

Voordelen

In een goed georganiseerd bedrijf kan kennisoverdracht leiden tot een betere efficiëntie. Informatie en ervaring worden beschikbaar gesteld voor collega’s.

  • Kennisoverdracht en kennisopslag vermijden dubbel werk. Bij het opduiken van terugkerende problemen is de oplossing beschikbaar en gekend.
  • Nieuwe werknemers beschikken over een permanent beschikbare informatiebron en kunnen via kennisoverdracht snel ingewerkt worden.
  • Bij het plots wegvallen van medewerkers (ziekte, vakantie,…) is de basisinformatie beschikbaar en kunnen back-up medewerkers de taken overnemen.
  • De beschikbare informatie is eenduidig en voor iedereen beschikbaar.

Voor het management zorgt het voor:

  • Mogelijkheid om medewerkers flexibeler in te zetten.
  • Nieuwe medewerkers sneller en accurater op te leiden.
  • Meer zekerheid bij onverwachte omstandigheden zoals plots wegvallen van personeel.
  • Geen “Black Boxes” meer met niet gekende afspraken, etc.

Voor de medewerkers zorgt het voor:

  • Erkenning als expert: hij/zij verzamelt kennis en geeft die door. Zijn expertise gaat niet verloren.
  • Vast onderdeel van het takenpakket: de informatie verzamelen en doorgeven hoort bij de job.
  • Er gaat minder tijd verloren met het opzoeken van informatie: de opgeslagen informatie wordt gebruikt.
  • Medewerkers kunnen zelfstandiger werken, zonder collega’s te storen.

Waarom focus op de grafische sector?

Van maakeconomie naar kenniseconomie

In een snel tempo verandert de ‘maak’economie in een kenniseconomie. De snelle invoering van nieuwe technologieën in de grafische branche is noodzakelijk om te kunnen blijven concurreren. De grafische en digitale media-industrie is daar een prototype van. Individuen, teams en bedrijven moeten daarom de competenties ontwikkelen die nodig zijn om mee te kunnen draaien in een arbeidsomgeving waar  het voortdurend verbeteren en zelfs radicaal vernieuwen van werkprocessen, producten en diensten centraal staat. 

Ook Vlaanderen wordt een kenniseconomie. De economische bedrijvigheid is geëvolueerd van handen- naar hoofdarbeid en steunt in toenemende mate op kennis die verspreid is over drie soorten dragers: mensen, schrift (bv. documenten, databestanden,…) en organisaties.
 
En belangrijk gegeven is hierbij dat oudere medewerkers de mogelijkheid moeten behouden om mee te zijn met deze ingrijpende veranderingen.

Een aantal belangrijke vaststellingen in de grafische sector:

  • De gemiddelde leeftijd van de werknemers is relatief hoog en stijgt richting 50 jaar.
  • De instroom van jongeren stagneert doordat de werkgelegenheid krimpt (overnames en stopzetting van bedrijven)
  • Hierdoor loopt het aandeel jongeren snel terug en neemt het aandeel ouderen snel toe.
  • Er is weinig interesse voor traditionele grafische beroepen zoals drukker en afwerker in het beroepsonderwijs en bijgevolg bij jongeren.

Cijfers 

Leeftijdspiramide in de grafische sector (cijfers 2012)

De effecten van de vergrijzing werken door in de leeftijdspiramide van de werknemers in de grafische sector. Zo waren er in 2012 (incl. krantendrukkerijen) maar liefst 8.366 werknemers (60 %) ouder dan 40 jaar; 5.991 werknemers (43,03 %) waren ouder dan 45 jaar en 3.555 werknemers (25,53 %) waren zelfs ouder dan 50 jaar. Dit betekent derhalve dat drie op vijf werknemers ouder was dan 40 jaar, meer dan twee op vijf ouder was dan 45 jaar en een kwart zelfs ouder was dan 50 jaar. De arbeidspopulatie veroudert daarenboven jaar na jaar.

Totaal aantal werknemers in de grafische sector in België (cijfers 2012)

Het grafisch landschap wordt in ons land gedomineerd door KMO’s: in 2012 had 95,14 % van de ondernemingen (1.019 bedrijven) minder dan 50 werknemers (kleine ondernemingen). Het ging hierbij veelal zelfs om micro-ondernemingen: 74,6 % van alle ondernemingen (799 bedrijven) stelden minder dan 10 mensen tewerk.
De grotere bedrijven namen desalniettemin toch nog een aanzienlijk deel van de tewerkstelling voor hun rekening: in 2012 waren slechts 4,86 % van de grafische bedrijven (52 bedrijven) ondernemingen met meer dan 50 werknemers maar zij verschaften werk aan 44,8 % van de werknemers (5.673 werknemers) in de sector. Dit was, procentueel gezien, zelfs een lichte stijging tegenover 2011 (+1,94 %). De grote bedrijven weten aldus beter stand te houden in deze crisisjaren en nemen tegen de achtergrond van een krimpende sector, een groter aandeel van de werknemerspopulatie voor hun rekening.

Weetjes over kennis

De vergeetcurve

Kennis wordt bij voorkeur vastgelegd op de top van de curve, op het moment dat alles nog vers in het geheugen zit. Dan is het gemakkelijker om het te reproduceren of hergebruiken.
Als je iets leert en je gebruikt het zelden of nooit, zal je het vergeten.
Bij hergebruik van de opgeslagen kennis, stijgt het kennisniveau zonder veel  moeite.

De kennis van medewerkers in het bedrijf dreigt volledig verloren te geraken. De vergeetcurve is hierbij van toepassing op het bedrijf in zijn  geheel.
Nieuwe medewerkers moeten in het begin veel informatie verwerken. Zij zullen niet alles onthouden. Via kennisopslag kunnen ze terugvallen op gedocumenteerde informatie.